Programme d'incitation marketing pour les hôtels

Conformément aux objectifs de la Dallas Tourism Public Improvement District Corporation (DTPIDC), le conseil d'administration (le conseil) a mis au point des programmes d'incitation destinés à avoir un impact positif sur les secteurs du tourisme et de l'hôtellerie de Dallas en augmentant les réservations d'hôtels pour petits groupes, ce qui soutient nécessairement tous les participants de ces secteurs, y compris les services auxiliaires. Ces programmes permettent aux hôtels de Dallas d'attirer et de conserver les réservations de petits groupes en leur offrant la flexibilité et les ressources nécessaires pour rivaliser avec les hôtels d'autres marchés géographiques, et en particulier pour offrir aux clients de l'hôtel des incitations personnalisées telles que des transports subventionnés, des crédits sur facture, des options d'accueil ou d'autres avantages liés à des réunions ou à des événements.

Le programme d'incitation au marketing hôtelier (HMIP) a été spécifiquement créé pour offrir des incitations à l'entité client de groupe qui réserve des chambres dans un hôtel partenaire du DTPIDC (hôtel). L'hôtel soumet la demande de fonds HMIP en ligne, sur Dallas TPID.com, avant que le groupe/événement ne passe un contrat avec l'hôtel. Les demandes sont examinées par l'administrateur du programme HMPI afin de déterminer l'éligibilité, puis la demande est approuvée ou rejetée. Aucune de ces entités/individus chargés de l'examen n'a d'intérêt financier personnel dans les différents hôtels. Toutes les décisions sont entièrement fondées sur le processus de sélection du groupe/de l'événement, sans tenir compte de leurs contributions financières au DTPIDC. Les hôtels demandeurs restent anonymes pour tous les autres hôtels du DTPIDC.

Lignes directrices du programme

• Limité aux réunions/événements concernant un seul bien
• Les événements à l'échelle de la ville, les mini-événements ou les événements bénéficiant d'autres fonds du DTPIDC ne sont pas éligibles.
• Le financement maximum par hôtel et par année fiscale est limité à 150 000 dollars (sous réserve de modification par le conseil d'administration).
• Doit montrer qu'il existe une concurrence avec des villes ou des propriétés situées en dehors de la ville de Dallas.
• Le financement maximal est basé sur 10 % des recettes obtenues pour les chambres.
• Limité aux événements utilisant un minimum de dix chambres d'hôtes en période de pointe
• Seuls les hôtels figurant sur la liste d'évaluation du DTPIDC peuvent participer.
• Les fonds sont disponibles dans l'ordre d'arrivée des demandes.
• Le conseil d'administration approuve les lignes directrices générales du programme et vote sur le renouvellement, l'annulation, la politique et les modifications générales de l'éligibilité du programme lors de la réunion du conseil d'administration d'avril.
• Les hôtels peuvent soumettre des demandes pour des réunions/événements au-delà de l'année fiscale en cours, étant entendu que la disposition finale des fonds sera soumise aux directives du programme approuvé pour cette année fiscale.

Les mesures d'incitation sont destinées à encourager et à avantager directement le client de l'hôtel et sont mises en place pour permettre aux hôtels locaux éligibles de concurrencer les hôtels d'autres marchés géographiques et/ou de conserver cette clientèle. L'hôtel demandeur doit indiquer l'utilisation prévue de la prime dans la demande initiale. Après le départ du groupe, l'hôtel devra fournir une confirmation écrite que les fonds ont été utilisés comme décrit dans la demande initiale au profit du client de l'événement.

L'hôtel doit soumettre le rapport final indiquant le nombre de chambres occupées et le total des recettes d'hébergement réelles dans les 30 jours suivant l'événement. Une fois que l'administrateur du programme et l'administrateur du contrat ont validé et approuvé le rapport final de prise en charge, l'hôtel est payé dans les 30 jours.

Processus du programme

• Révision des lignes directrices
• Identifier la réunion cible
• Prévision de l'impact potentiel sur les recettes d'hébergement
• Avant la signature du contrat, si vous êtes en concurrence pour l'obtention d'un contrat, vous devez soumettre une demande en ligne avant l'événement.
• Attendre la notification de l'approbation (généralement dans les jours qui suivent)
• Une fois l'affaire gagnée/perdue, contacter l'administrateur du programme pour mettre à jour le statut.
• Une fois l'événement réalisé, soumettre le formulaire en ligne de suivi de l'événement dans les 30 jours (le formulaire de suivi de l'événement demandera de confirmer que les fonds seront utilisés comme décrit dans la demande initiale).

Pour plus d'informations sur la manière dont le programme d'incitation au marketing hôtelier peut aider votre établissement, contactez Sheryl Budelier, administratrice du programme, au (469) 903-7697 ou à l'adresse sheryl@dallastpid.com. Nous nous ferons un plaisir d'aider votre personnel à suivre la procédure de demande de cette incitation.