Programa de incentivo de marketing para hotéis

De acordo com os objectivos isentos da Dallas Tourism Public Improvement District Corporation (DTPIDC), o Conselho de Administração (Conselho) desenvolveu programas de incentivo para ter um impacto positivo nas indústrias turística e hoteleira de Dallas, aumentando as reservas de hotéis para grupos mais pequenos, que necessariamente apoiam todos os participantes nas indústrias, incluindo serviços auxiliares. Estes programas permitem que os hotéis de Dallas atraiam e mantenham as reservas de hotéis para grupos mais pequenos, proporcionando a flexibilidade e os recursos para competir com hotéis noutros mercados geográficos e, especificamente, para oferecer aos clientes dos hotéis incentivos personalizados, tais como transporte subsidiado, crédito na conta, opções de hospitalidade ou outros benefícios para reuniões ou eventos.

O Programa de Incentivo de Marketing para Hotéis (HMIP) foi criado especificamente para fornecer incentivos à entidade cliente do grupo que está a reservar quartos de hóspedes num Hotel das Partes Interessadas da DTPIDC (Hotel). O Hotel apresenta a candidatura aos fundos do HMIP online, em Dallas TPID.com, antes de o grupo/evento contratar o Hotel. As candidaturas são analisadas pelo Administrador do Programa HMPI para determinar a elegibilidade e, em seguida, a candidatura é aprovada ou desqualificada. Nenhuma destas entidades/indivíduos de revisão tem um interesse financeiro pessoal nos hotéis individuais. Todas as determinações se baseiam inteiramente no processo de seleção do grupo/evento, sem ter em conta as suas contribuições financeiras para o DTPIDC. Os hotéis requerentes permanecem anónimos em relação a todos os outros hotéis da DTPIDC.

Diretrizes do programa

• Limitado a reuniões/eventos de uma única propriedade
• Não são elegíveis eventos à escala da cidade, à escala de uma minicidade ou eventos que recebam outros fundos da DTPIDC
• O financiamento máximo por hotel, por ano fiscal, está limitado a 150 000 dólares (sujeito a alterações pelo Conselho de Administração)
• Deve apresentar concorrência com cidades/propriedades fora da cidade de Dallas
• O financiamento máximo baseia-se em 10% das receitas de quartos obtidas
• Limitado a eventos que utilizem um mínimo de dez quartos no pico da atividade
• Apenas os hotéis inscritos no registo de avaliação da DTPIDC são elegíveis para participar
• Os fundos estão disponíveis por ordem de chegada
• O Conselho de Administração aprova as diretrizes gerais do programa e vota a renovação/cancelamento/ou a política geral do programa e as alterações gerais de elegibilidade na reunião do Conselho de Administração de abril
• Os hotéis podem apresentar candidaturas para reuniões/eventos para além do ano fiscal em curso, no pressuposto de que a disposição final dos fundos estará sujeita às diretrizes do programa aprovado para esse ano fiscal

Os incentivos destinam-se a incentivar e beneficiar diretamente o cliente do hotel e existem para permitir que os hotéis locais elegíveis concorram com hotéis noutros mercados geográficos e/ou mantenham esse negócio. O hotel requerente deve indicar a utilização prevista do incentivo no pedido original. Após a partida do grupo, o hotel deverá fornecer uma confirmação por escrito de que os fundos foram utilizados conforme descrito no pedido original para beneficiar o cliente do evento.

O hotel deve apresentar o relatório final de levantamento, indicando o número de quartos efectivos e o total das receitas de alojamento efectivas, no prazo de 30 dias após o evento. Depois de o Administrador do programa e o Administrador do contrato validarem e aprovarem o relatório final de levantamento, o hotel é pago no prazo de 30 dias.

Processo do programa

• Rever as diretrizes
• Identificar a reunião-alvo
• Previsão do impacto potencial nas receitas de alojamento quarto
• Antes da contratação, quando concorrer para o negócio, apresentar uma candidatura em linha antes do evento
• Aguardar a notificação da aprovação (normalmente dentro de alguns dias)
• Após o negócio ter sido ganho/perdido, contactar o administrador do programa para atualizar o estado
• Após a realização do evento, apresentar o formulário pós-evento em linha no prazo de 30 dias (o formulário pós-evento solicitará a confirmação de que os fundos serão utilizados conforme descrito na candidatura original)

Para mais informações sobre como o Programa de Incentivo de Marketing para Hotéis pode ajudar a sua propriedade, contacte Sheryl Budelier, Administradora do Programa, (469) 903-7697 ou sheryl@dallastpid.com. Teremos todo o gosto em ajudar a orientar a sua equipa no processo de candidatura a este incentivo.